Когда нужна электронная транспортная накладная: свои перевозки и доставка покупателю

1. Откуда возникла обязанность

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ ввел обязательный электронный формат для основных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года. Обмен идет через аккредитованного оператора информационной системы ЭПД с передачей сведений в ГИС ЭПД

Для автомобильной перевозки сначала определите, есть ли договор перевозки груза и нужна ли транспортная накладная. После этого проверьте электронный формат и исключения. Нельзя решать вопрос только по одной строке «доставка» в счете

2. Три распространенных ситуации

Свой груз между своими складами

Если одно юридическое лицо перевозит собственный груз собственным транспортом для собственных нужд без договора перевозки, транспортная накладная не требуется. Минтранс относит сюда в том числе перемещения между филиалами

Проверьте, что склады или филиалы относятся к одному юридическому лицу. Две компании одной группы не становятся одним лицом только потому, что у них общий собственник

Свой транспорт доставляет товар покупателю

Изучите обязательства продавца по договору поставки или купли-продажи и фактическую организацию доставки. Если продавец сам исполняет обязанность доставить свой товар без самостоятельного договора перевозки, это отличается от привлечения перевозчика. Но статус покупателя-физлица не заменяет проверку договора и специальных требований

Доставка включена в цену товара

Включенная в цену доставка не освобождает от транспортной накладной по договору со сторонним перевозчиком. Если поставщик нанял перевозчика, документы этой перевозки нужны независимо от того, выделена ли доставка в счете покупателю

И наоборот, отдельная строка о доставке является поводом проверить содержание обязательств, но сама по себе не доказывает правовую квалификацию всех отношений

3. Бумажное исключение - это не отсутствие накладной

Для отдельных случаев Минтранс разрешил бумажное оформление. В разъяснении ведомства названы, в частности, специальные и воинские грузы, отдельные перевозки на территориях с режимом КТО, случаи с иностранными участниками и перевозки для личных нужд физических лиц

Сопоставьте перевозку с точными условиями применимого приказа. Нельзя вывести из исключения для личных нужд правило «любая доставка любому физлицу не требует документов»

Если транспортная накладная по договору нужна, исключение обычно меняет форму документа, а не отменяет его оформление. Сохраните основание применения бумажного варианта

4. Как проверить договор и фактическую перевозку

1. Участники. Кто отправитель, получатель, фактический перевозчик и собственник груза? Кто заключил договор с перевозчиком?
2. Обязательства. Предусмотрена ли перевозка груза как отдельное договорное обязательство или продавец доставляет товар при исполнении продажи собственными силами?
3. Транспорт. Использует ли организация свой транспорт или привлекает стороннего исполнителя? Проверьте договоры на фактическую перевозку, а не только договор с покупателем
4. Цена и первичные документы. Как доставка отражена в договоре, счете и УПД? Согласуются ли формулировки с тем, что стороны фактически делают?
5. Исключения. Есть ли применимое основание для бумаги либо ситуация без обязанности составлять транспортную накладную?
6. Специальные требования. Нет ли требований по виду груза, маршруту, международной перевозке или другому документу?

Не меняйте слова в договоре только для ухода от ЭПД, если реальная схема перевозки остается прежней. Оцениваются содержание отношений и исполнение

5. Если перевозки организованы по-разному

Разделите реальные потоки, а не только договоры с покупателями. Например: собственное перемещение между складами; доставка покупателю собственными силами; отгрузка со сторонним перевозчиком; перевозка, подпадающая под бумажное исключение

Для каждого потока зафиксируйте основание, документ, формат, ответственного и способ передачи данных. У одной организации одновременно могут быть все эти варианты

При изменении перевозчика, договора или маршрута повторите оценку. Решение, принятое для одного потока, не распространяйте на весь бизнес автоматически

6. Если ЭТрН нужна: подготовьте 1С

В 1С:УНФ и 1С:Рознице предусмотрена работа с электронными перевозочными документами. Найдите рабочее место ЭПД и настройки обмена в своей версии программы. Расположение команд зависит от релиза и включенных возможностей

1. Проверьте поддержку нужных документов и обновите программу при необходимости
2. Подключите сервис и доступного оператора, согласуйте обмен и роуминг с контрагентами
3. Заполните участников, транспорт, водителя и места погрузки и выгрузки
4. Проверьте электронные подписи, доверенности и права сотрудников
5. Сформируйте документ по инструкции для своей конфигурации, согласуйте и подпишите требуемые титулы
6. Проследите за статусами до завершения перевозки и убедитесь, что итоговый документ доступен бухгалтерии

Перед подключением проверьте действующий тариф сервиса и оператора: кто оплачивает создание документа, какие форматы тарифицируются и включены ли нужные сценарии. Прием документов и исходящий обмен могут иметь разные условия; не переносите обещание бесплатного приема на любой сервис и договор

7. Путевой лист и специальные грузы

Транспортная накладная и путевой лист решают разные задачи. Отсутствие обязанности составить ЭТрН не означает, что не нужны путевой лист и другие документы

Минтранс разъяснил, что общего обязательного перехода всех путевых листов на электронный формат с 1 сентября нет. Для отдельных операций с алкоголем, маркируемыми товарами и другими специальными грузами проверьте отраслевые требования отдельно. Не распространяйте специальную норму на все грузоперевозки

Чек-лист перед выбором формата

• Установлены фактический перевозчик и договорное основание перевозки
• Собственные перемещения отделены от перевозок сторонним исполнителем
• Доставка в цене товара не принята за универсальное освобождение
• Бумажное исключение подтверждено условиями приказа, а не только статусом покупателя
• Для разных потоков назначены документы, формат и ответственные
• При обязательной ЭТрН настроены оператор, подписи, полномочия и обмен в 1С
• Проверена первая завершенная перевозка и доступ бухгалтерии к результату